Crewrio Handbuch

1. Was Crewrio ist

Crewrio ist eine App für Einarbeitung, tägliche Checklisten und Qualitätssicherung in Betrieben mit Teams und wiederkehrenden Aufgaben. Deine Mitarbeiter sehen genau das, was heute zu tun ist, haken es ab und dokumentieren es – du als Leitung behältst den Überblick, ohne hinterherzutelefonieren.

Die drei Rollen

Crewrio ist branchenneutral – ob Gastronomie, Handel, Reinigung, Lager oder Dienstleistung: Du bildest deine eigenen Abläufe ab, es gibt keine Vorgaben, wie dein Betrieb zu arbeiten hat.

2. Anmelden & Konto

Crewrio erreichst du unter crewrio.de/app. Melde dich mit deinem Anmeldenamen und Passwort an, die du von deiner Leitung bzw. vom Anbieter bekommen hast – ein selbstständiges Registrieren gibt es bewusst nicht.

Eingeloggt bleiben

Setz beim Login den Haken „Eingeloggt bleiben", dann musst du dich auf deinem Gerät für 30 Tage nicht erneut anmelden. Auf gemeinsam genutzten Geräten (z. B. einem Tablet im Betrieb) lässt du den Haken besser weg.

Passwort ändern oder vergessen

• Ändern: oben rechts auf dein Namenskürzel tippen → „Passwort ändern". Du gibst dein aktuelles Passwort ein und das neue zweimal (mindestens 8 Zeichen).
• Vergessen: auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?" wählen. Du bekommst – sofern eine E-Mail hinterlegt ist – einen Link zum Zurücksetzen (30 Minuten gültig). Ohne hinterlegte E-Mail setzt deine Leitung dir ein neues Passwort.

Sprache umstellen

Die Oberfläche gibt es in Deutsch, Englisch, Türkisch und Arabisch (Arabisch inkl. rechtsläufigem Layout) – kostenlos für alle. Die Sprachwahl findest du am Login-Bildschirm und im Nutzer-Menü; sie wird an deinem Konto gespeichert und gilt geräteübergreifend.

3. Erste Schritte für Admins

So baust du deinen Betrieb in Crewrio in der sinnvollsten Reihenfolge auf:

1. Standorte & Bereiche anlegen – z. B. „Küche", „Theke", „Lager" (siehe Abschnitt 4).
2. Checklisten erstellen – die täglichen Aufgaben je Bereich (siehe Abschnitt 5).
3. Mitarbeiter anlegen und ihren Bereichen zuweisen (siehe Abschnitt 7).
4. Optional: Einarbeitung einrichten – Lernmodule für neue Mitarbeiter (siehe Abschnitt 6).

4. Standorte & Bereiche

Crewrio trennt Standorte (z. B. „Kiel", „Lübeck") von Bereichen (z. B. Service, Tresen, Küche). Jeder Bereich hat seine eigene Checkliste, sein eigenes Zeit-Tracking und seine eigene Checklisten-Art.

So funktioniert die Gruppierung

• Über „+ Standort/Bereich" legst du einen neuen Bereich an.
• Trägst du zusätzlich einen Standort-Namen ein (z. B. „Kiel"), werden mehrere Bereiche unter dieser Adresse zusammengefasst – in der App erscheint dann eine zweite Auswahlebene.
• Lässt du das Standort-Feld leer, ist der Bereich eigenständig.

Einen ganzen Standort mit allen Bereichen kannst du über „Aktuellen Standort komplett löschen" entfernen (mit Sicherheitsabfrage, die alle betroffenen Bereiche auflistet).

5. Checklisten

Das Herzstück von Crewrio. Deine Mitarbeiter wählen oben ihren Bereich und haken die Aufgaben ab, während sie sie erledigen.

Aufgaben & Wochentage

Jede Aufgabe lässt sich einzelnen Wochentagen (Mo–So) zuordnen. Standardmäßig gilt sie täglich; wählst du nur bestimmte Tage, erscheint sie den Mitarbeitern auch nur dann – ideal z. B. für die Anlieferung am Montag oder die Grundreinigung am Freitag.

Einmalig oder mehrfach

Über die Checklisten-Art im Bereich-Editor stellst du ein:

• Einmalig (Standard): Eine gemeinsame Liste. Hat ein Mitarbeiter sie abgeschlossen, sehen die anderen für den Rest des Tages „Für heute erledigt ✓" – mit Namen, wer es war.
• Mehrfach: Jeder Mitarbeiter arbeitet seine eigene Liste unabhängig ab (z. B. im Call-Center).

Nicht erledigte Aufgaben Professional

Kann eine Aufgabe nicht erledigt werden (fehlendes Material, defektes Gerät), hinterlässt der Mitarbeiter statt eines Hakens eine kurze Begründung. Der Check lässt sich so trotzdem abschließen, und du siehst später genau, warum etwas offen blieb.

Foto- & Zeit-Dokumentation Professional

Zum Check-Ende können Mitarbeiter Belegfotos aufnehmen oder hochladen – entweder getrennt nach „Vorher/Nachher" (je bis zu 4 Fotos) oder als freie Belegfotos (bis zu 8). Alle Plätze sind optional. Ist zusätzlich das Zeit-Tracking für einen Bereich aktiv, wird festgehalten, in welcher Reihenfolge und mit welchen Abständen abgehakt wurde – Pausen werden automatisch erkannt und getrennt ausgewiesen.

Gespeicherte Checks verwalten

Unter „Gespeicherte Checks verwalten" findest du alle abgeschlossenen Checks mit Datum, Uhrzeit und Person. Die Liste lässt sich nach Standort, Bereich, Mitarbeiter und Zeitraum filtern.

6. Einarbeitung & Lernmodule

Mit Lernmodulen arbeitest du neue Mitarbeiter strukturiert ein. Jedes Modul besteht aus Lernpunkten mit Text, Bild oder Video (YouTube inkl. Shorts, Vimeo).

• Module gelten standortspezifisch oder unternehmensweit.
• Der Mitarbeiter bestätigt jeden Punkt mit Datum – daraus wird ein druckbarer Nachweis (in allen Paketen).

Wissenscheck (optional)

Pro Modul kannst du einen kurzen Multiple-Choice-Check aktivieren – als freiwillige Lernkontrolle, beliebig oft wiederholbar. Fragen trägst du selbst ein oder lässt sie dir von der KI aus deinen Lerninhalten vorschlagen (du prüfst den Vorschlag, bevor er gespeichert wird). Optional machst du das Bestehen zur Voraussetzung, damit ein Modul als „erledigt" zählt.

Übersicht & Gruppen

• Einarbeitungsstand je Standort Business – ein Fortschrittsbalken je Mitarbeiter.
• Gruppen Business – Module gezielt einzelnen Gruppen zuweisen (ohne Zuweisung sieht jeder das Modul).

7. Mitarbeiter verwalten

Unter „Benutzer" → „+ Neuen Benutzer anlegen" legst du Mitarbeiter und weitere Admins an: Anmeldename, Anzeigename, Passwort, Rolle und die zugewiesenen Standorte/Bereiche. Optional stellst du gleich die Sprache des Mitarbeiters ein.

Zugangsdaten übergeben

• Trägst du eine E-Mail-Adresse ein, bekommt der Mitarbeiter seine Zugangsdaten automatisch per Mail. Nach dem Speichern siehst du eine Bestätigung, ob die Mail rausging.
• Ohne E-Mail-Adresse wird nichts verschickt – dann gibst du Anmeldename und Passwort selbst weiter.

Wie viele Mitarbeiter möglich sind, richtet sich nach dem Paket. Ist das Limit erreicht, meldet die App das beim Anlegen.

8. Fragen-Kanal

Über den Fragen-Kanal stellen Mitarbeiter dir Fragen – z. B. zu einem Lernpunkt. Du als Admin wirst benachrichtigt, beantwortest sie schriftlich, und ein Badge zeigt offene Fragen an. So bleibt alles an einem Ort statt in Zetteln und Chatnachrichten.

9. Crew-Coins Professional

Ein optionales Belohnungssystem: Mitarbeiter sammeln Coins fürs Abschließen von Checklisten und lösen sie gegen Prämien ein.

• Unter „Admin-Tools" → „Crew-Coins verwalten" legst du fest: Coins an/aus, wie viele es je Checkliste gibt, und einen Bonus, wenn Belegfotos dabei waren.
• Im Prämien-Katalog legst du eigene Prämien an (Titel, Beschreibung, Kosten) und entscheidest je Prämie, ob sie sofort einlösbar ist oder erst über eine Anfrage an dich läuft.
• Mitarbeiter sehen ihren Stand unter „Meine Coins". Lehnst du eine Anfrage ab, bekommt der Mitarbeiter die Coins automatisch zurück.

10. Auswertungen Professional

Im Auswertungsbereich siehst du auf einen Blick, wie es läuft:

• Aufmerksamkeits-Hinweise ganz oben – z. B. ein Bereich ohne Check seit mehreren Tagen, oder Mitarbeiter, die ihre Einarbeitung noch nicht begonnen haben.
• Checks der letzten 30 Tage je Standort.
• Einarbeitungsstand deiner Mitarbeiter Business.

Zusätzlich zeigt eine dezente Leiste, welche Mitarbeiter gerade aktiv in der App sind – sie aktualisiert sich automatisch.

11. Mehrsprachigkeit

Hier gibt es zwei getrennte Dinge, die man leicht verwechselt:

A) Oberflächen-Sprache – kostenlos

Die App selbst (Menüs, Buttons, Meldungen) gibt es in Deutsch, Englisch, Türkisch und Arabisch – für jeden Kunden, jede Rolle, ohne Aufpreis. Jeder stellt seine Sprache selbst ein.

B) Inhalts-Übersetzung – Zusatzoption kostenpflichtig

Darüber hinaus kann Crewrio deine selbst eingegebenen Inhalte (Checklisten-Aufgaben, Einarbeitungsmodule) per KI automatisch in die gebuchten Sprachen übersetzen. Jeder Mitarbeiter sieht die Inhalte dann in seiner eigenen Sprache. Du tippst einfach in deiner gewohnten Sprache – die KI erkennt sie selbst.

12. Pakete, Vertrag & Abo

Crewrio gibt es in drei Paketen – monatlich kündbar, alle Preise zzgl. gesetzl. USt.

Testphase

In der kostenlosen Testphase sind alle Paket-Funktionen freigeschaltet, damit du alles ausprobieren kannst. Nach dem Test geht es nahtlos in dein gebuchtes Paket über – zwei Tage vorher kommt eine Erinnerung.

Kündigen & zurücknehmen

Deine Kündigung regelst du selbst im Bereich „Vertrag & Abo". Eine ausgesprochene Kündigung kannst du dort bis zum Vertragsende auch selbst wieder zurücknehmen, ohne den Anbieter kontaktieren zu müssen. Deine Daten bleiben bis zum Ende erhalten.

13. Datenschutz & Sicherheit

Crewrio läuft auf Servern in Deutschland. Deine Daten gehören dir – sie werden nicht für Werbung ausgewertet oder weitergegeben.

• Verbindung immer verschlüsselt (HTTPS).
• Passwörter werden nur verschlüsselt gespeichert; Belegfotos liegen geschützt und sind nicht frei im Netz abrufbar.
• Zugriffe sind strikt auf dein Unternehmen begrenzt – kein anderer Kunde sieht deine Daten.
• Für die Auftragsverarbeitung stellt dir der Anbieter einen AV-Vertrag bereit.

14. Hilfe & Support

• Hilfe-Assistent (💬): unten rechts in der App – beantwortet Fragen zur Bedienung sofort, in allen Paketen.
• Premium-Support-Chat Business: direkter Draht zum Crewrio-Team (im Business-Paket oder nach Freischaltung).
• Passwort vergessen: über den Link auf der Anmeldeseite.
• Erste Schritte: im Menü unter „Hilfe" findest du kurze Einführungen – auch mit Erklärvideos.

Startklar in 4 Schritten

• Standorte & Bereiche angelegt
• Erste Checkliste erstellt
• Mitarbeiter angelegt und zugewiesen
• Optional: Einarbeitungsmodule hinterlegt